Portal Dokumentów

Portal Dokumentów firmy InsERT to nowoczesne narzędzie online, które umożliwia pracownikom szybkie przesyłanie dokumentów do działu księgowości w formie plików PDF lub graficznych, takich jak zdjęcia. Dzięki wbudowanej funkcji automatycznego odczytu (OCR), wprowadzanie dokumentów do systemu staje się znacznie szybsze i bardziej efektywne, co usprawnia przepływ informacji w firmie.

Zalety korzystania z Portalu Dokumentów

• Błyskawiczne przesyłanie faktur, rachunków i innych ważnych dokumentów bezpośrednio do księgowości lub osób odpowiedzialnych za ich weryfikację.
• Usprawnienie obiegu dokumentów wewnątrz firmy poprzez przekazywanie ich do kierownictwa lub odpowiednich pracowników.
• Możliwość śledzenia historii obiegu dokumentów i analizowania ich ścieżki, co ułatwia kontrolę nad procesami firmowymi.
• Wsparcie pracy zdalnej dzięki dostępowi do dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Dwa tryby pracy Portalu Dokumentów

Portal oferuje dwa tryby pracy, dostosowane do potrzeb firmy:

Wysyłka tylko do księgowości

Sposób pracy bez obiegu dokumentów, gdzie dodane pliki są wysyłane bezpośrednio do działu księgowości.

Zalety:

• Szybkie przesyłanie dokumentów bezpośrednio do księgowości, co przyspiesza proces księgowania.
• Automatyczny odczyt (OCR) odebranych dokumentów podczas wprowadzania ich do programu księgowego.
• Dodawanie opisów i etykiet do dokumentów (funkcja etykiet dostępna w Laboratorium, wyłącznie w Rachmistrzu nexo/nexo PRO lub Rewizorze nexo/nexo PRO).
• Prosta obsługa z równymi uprawnieniami dla wszystkich użytkowników.

Obieg dokumentów

Tryb zaawansowany, w którym dokumenty przed wysłaniem do programu księgowego mogą być przekazywane między różnymi osobami w firmie.

Zalety:

• Przekazywanie dokumentów pomiędzy pracownikami w celu weryfikacji lub akceptacji przed księgowaniem.
• Akceptacja lub odrzucanie dokumentów, co pozwala na kontrolę jakości i poprawność danych.
• Nadawanie uprawnień użytkownikom, co umożliwia zarządzanie dostępem do poszczególnych funkcji i dokumentów.
• Dodawanie opisów i etykiet, ułatwiające kategoryzację i wyszukiwanie dokumentów.
• Śledzenie ścieżki dokumentu, co zwiększa transparentność i ułatwia audyt wewnętrzny.

Zasady korzystania z Portalu Dokumentów

• Dostęp bezterminowy: Usługa jest dostępna bez ograniczeń czasowych.
• Wymagania: Posiadanie Portfela Insert i InsPunktów oraz akceptacja regulaminów Konta Insert, Portfela i Portalu Dokumentów.
• Opłaty: Za każdy przesłany dokument pobierana jest opłata w postaci InsPunktów (1 strona dokumentu = 1 InsPunkt).
• Bonus startowy: Aktywacja usługi jest bezpłatna i zasila Twój Portfel o 25 InsPunktów.

Podsumowanie

Portal Dokumentów to idealne rozwiązanie dla firm pragnących usprawnić procesy księgowe, zwiększyć efektywność pracy i lepiej zarządzać dokumentacją. Dzięki dwóm trybom pracy i integracji z programami księgowymi, narzędzie to dostosowuje się do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, zapewniając pełną kontrolę i bezpieczeństwo danych.